Una nota spese pulita e completa: periodo, tabella delle voci, totale, IBAN e spazio per l’approvazione. Perfetta per aziende, associazioni e volontari; si compila nel browser e si scarica pronta da inviare con i giustificativi.
Verifica il regolamento rimborsi dell’organizzazione e i limiti applicabili.
Raccogli ricevute e giustificativi, numerandoli in modo coerente con la tabella.
Controlla totale, coordinate di pagamento e autorizzazioni richieste.
COME FUNZIONA
Tre passaggi
01Apri il modello nel compilatore usando il pulsante “Compila questo modello”.
02Completa i campi, controlla il testo e, se appropriato, inserisci l’immagine grafica della firma.
03Scarica il PDF e invialo seguendo le istruzioni del destinatario.
Rimborso non è compenso
La differenza è sostanziale e ha effetti fiscali. Il rimborso restituisce una somma che la persona ha anticipato per conto dell’organizzazione: se documentata, non è reddito e non viene tassata. Il compenso remunera un’attività ed è tutt’altra cosa, con obblighi contributivi e dichiarativi propri.
Il confine si perde quando si rimborsano cifre tonde senza pezze d’appoggio, o quando il rimborso viene usato come modo informale per riconoscere l’impegno di qualcuno. In sede di controllo quelle somme vengono riqualificate, e il problema ricade sull’ente. Tenere la documentazione in ordine è il modo più semplice per non trovarsi in quella situazione.
Volontari negli enti del Terzo settore
Per i volontari il Codice del Terzo settore è rigido: sono ammessi solo i rimborsi delle spese effettivamente sostenute e documentate, entro limiti e condizioni preventivamente stabiliti dall’ente. I rimborsi di tipo forfettario sono espressamente esclusi, e non è una zona grigia.
La norma prevede un’apertura circoscritta per alcune spese autocertificate dal volontario, ma entro il limite mensile fissato dalla legge e solo se l’organo sociale competente ha deliberato tipologie e limiti. Se la tua associazione non ha quella delibera, il primo passo non è compilare il modulo: è portare la delibera in consiglio direttivo.
Come si mette insieme una nota spese che regge
Ogni riga deve avere data, descrizione, importo e il documento corrispondente allegato: scontrino, biglietto, fattura, ricevuta del parcheggio. Per i viaggi in auto propria si indicano tratta, chilometri e il criterio di calcolo adottato dall’ente, che va definito una volta e applicato a tutti allo stesso modo.
Chiudi con il totale e fai firmare sia chi chiede il rimborso sia chi autorizza: sono due ruoli distinti e devono restare tali anche nelle organizzazioni piccole. Conserva la nota firmata con gli allegati insieme alle scritture contabili, per il periodo previsto dalla normativa: nel momento in cui serve, o c’è o non c’è.
DOMANDE FREQUENTI
Informazioni sul modello
Quali giustificativi devo allegare?
Dipende dal rapporto e dal regolamento applicabile. Per un rimborso analitico conserva e presenta documenti idonei a provare natura, data, importo e inerenza della spesa secondo le istruzioni dell’organizzazione.
Vale anche per ASD, SSD ed enti del Terzo settore?
Il prospetto può essere usato come traccia, ma limiti, condizioni e trattamento fiscale cambiano secondo soggetto, ruolo e tipo di rimborso. Verifica la disciplina vigente con l’organizzazione o un consulente.
Come indico un rimborso chilometrico?
Riporta tragitto, motivo, data, chilometri e criterio di calcolo richiesto. L’organizzazione può imporre autorizzazioni preventive, tabelle o un prospetto dedicato.